Pour les Occidentaux, le Japon est comme un autre monde : autre langue, autre culture, mais aussi une autre façon de faire des affaires, qui exige d’être bien appréhendée quand on traite avec une entreprise nippone. Tel était l’objet du séminaire récemment organisé chez Beci en collaboration avec l’EU-Japan Centre for Industrial Cooperation.
Comprendre la hiérarchie
Contrairement à la croyance populaire, la hiérarchie dans l’entreprise japonaise est très égalitaire et démocratique, là où le pouvoir tend à être plus centralisé dans une entreprise européenne. Au Japon, lorsqu’une décision est prise, elle l’est consciemment, en impliquant toutes les couches de l’entreprise. Les cadres supérieurs sont là pour s’assurer que tout le monde a participé au processus et que la décision finale est mise en œuvre.
Ils apprécient peu les projets à court terme, n’aiment pas les surprises et l’incertitude, ou les entreprises qui changent souvent de partenaires. Ils accordent du prix à la confiance, laquelle demande du temps. Misez donc sur l’engagement à long terme.
Par ailleurs, le Japon reste un pays dominé par les hommes, où les femmes doivent encore se battre pour percer. Si vous êtes une femme cheffe d’entreprise, la toute première fois que vous rencontrerez vos confrères japonais, laissez-vous présenter par un collègue masculin de votre équipe. C’est contrariant, mais cela vous vaudra le respect.
8 conseils pour faire du business au Japon
- Apportez des cadeaux ! À la première rencontre, vos homologues japonais auront prévu de vous faire un cadeau, alors n’arrivez pas les mains vides. Que choisir ? Pour des Belges, c’est facile : apportez une boîte de chocolats. Au Japon, les cadeaux qui peuvent être partagés sont beaucoup plus appréciés que ceux qui ne le peuvent pas. Veillez également à donner un cadeau saisonnier à votre partenaire au changement de saison qui a beaucoup d’importance au Japon.
- Prévoyez suffisamment de cartes de visite, idéalement avec votre photo ; on se souviendra de vous par la suite. Mieux encore : à côté de votre nom, indiquez sa prononciation phonétique, l’attention sera très appréciée. Et surtout, traitez bien les cartes de visite que l’on vous donne : c’est le reflet de votre comportement en affaires et dans la vie. Procurez-vous une petite boîte pour les conserver précieusement.
- Évitez de donner un contrat d’exclusivité. Il est rare qu’un partenaire soit bien introduit partout dans le pays. La mentalité en affaires est notamment différente entre Osaka et Tokyo. Établissez un contrat équilibré avec votre partenaire et adaptez-le si nécessaire, en concertation avec votre partenaire plutôt que de changer de partenaire, ce qui est mal vu.
- En réunion, ne confrontez pas les membres de votre équipe à l’équipe japonaise : cela la mettrait mal à l’aise. Les Japonais n’aiment pas les conflits et ont tendance à résoudre leurs problèmes à huis clos, avec les seuls collègues concernés afin que personne ne « perde la face ».
- Importance de la communication : évitez de mettre vos partenaires japonais dans une situation où ils peuvent perdre la face, soit vis-à-vis de vous, soit en interne au sein de leur entreprise.
- Présentez des références ou faites-vous introduire. À la première rencontre, elles vous garantiront une certaine crédibilité et faciliteront le contact.
- Étudiez les spécificités du marché japonais avant de lancer un produit. Les Japonais aiment les petits emballages soignés, délicats, respectueux de l’environnement ; si possible personnalisés. Adaptez le packaging, les japonais achètent généralement des petites quantités.
- Un plus : embauchez un collaborateur japonais dans votre entreprise. Ou lors de vos entretiens avec vos partenaires, faites appel à un intermédiaire japonais capable non seulement de traduire mais aussi de convaincre vos interlocuteurs.
Dans le cadre du nouvel accord commercial entre l’Union européenne et le Japon, qui entrera en vigueur en 2019, les relations commerciales seront facilitées avec notamment une diminution de tarifs sur l’export et l’import de toute une série de biens.
L’EU-Japan Centre for Industrial Cooperation, point de contact Enterprise Europe Network pour le Japon, dispose d’outils et d’informations, notamment des fact sheets sur l’accord de partenariat économique, et organise des webinars et des événements de matchmaking pour aider les entreprises européennes dans leur approche du marché japonais.
