Sommige KMO’s geloven dat een handelsrelatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen met een handelspartner in het buitenland een duurzame bescherming biedt. Ze denken er dus niet aan om de plichten van beide partijen schriftelijk vast te leggen. En wanneer er wel degelijk een contract bestaat, is dat soms onvolledig bij gebrek aan een of meerdere essentiële clausules zoals de betalingstermijnen en modaliteiten, het toepasselijke recht, de bevoegde rechterlijke instanties enz. Welke zijn de elementen die bij het opmaken van een contract aan bod moeten komen?
Bepalingen
De vennootschappen die de overeenkomst sluiten, dienen te worden geïdentificeerd. De partijen definiëren bovendien het type overeenkomst: een licentie, een handelsovereenkomst, een joint venture, een overdracht van technologie enz.
Voorwerp van het contract
De beschrijving van het voorwerp aan de overeenkomst en wat dit inhoudt.
Voorwaarden
Het contract moet vermelden wat het partnerschap omvat. Voorbeelden:
• Technische bijstand
• Technische documenten
• Dienst na verkoop
• De waarborg
• Exportrechten
• Import-plichten
• Een licentierecht
Verantwoordelijkheden en plichten
Wat zijn bijvoorbeeld de verplichtingen van de licentienemer wat betreft de productie, verkoop en/of promotie van het product? Welke doelstellingen dienen te worden bereikt?
Duur
De duur van de overeenkomst moet worden bepaald, met vermelding van termijnen, de modaliteiten bij verbreking van het akkoord en de rechten en plichten na een dergelijke verbreking.
Leveringsmodaliteiten
De partijen moeten verduidelijken vanaf wanneer het product of de dienst als geleverd dient te worden beschouwd. Is dit wanneer het product door de verkoper wordt opgestuurd of eerder wanneer het bij de koper aankomt? De overeenkomst kan ook verduidelijken op welke manier de producten of diensten moeten worden geleverd, en welke partner verantwoordelijk is voor de goederen tijdens de levering. Verder moet worden nagegaan of voorzieningen werden getroffen voor opslag en vervoer van de goederen.
Betaling en prijsberekening
Voornamelijk buiten de eurozone moeten de partners bepalen welke valuta worden gebruikt en tegen welke wisselkoers de betaling moet geschieden. In geval van een licentieovereenkomst dient te worden beslist of een eenmalig bedrag is verschuldigd dan wel of het gebruik van de licentie procentueel het verschuldigd bedrag bepaalt. Indien toepasselijk kan de kost van een octrooi in de overeenkomst worden opgenomen.
Exclusiviteit
De onderhandelende partijen moeten bepalen of exclusiviteit wordt toegekend en zo ja, binnen welk geografisch gebied. Indien exclusiviteit wordt gewaarborgd, moeten de partijen vermelden of bepaalde voorwaarden hiermee gepaard gaan (jaarlijkse verkoop enz.).
Niet naleving van de overeenkomst en beslechting van geschillen
De partners moeten bepalen hoe gevallen van niet-naleving van het akkoord moeten worden behandeld: bijvoorbeeld de aanmeldingsplicht aangaande tekortkomingen, procedures in geval van inbreuk tegen een octrooi door een derde, de gevolgen van het niet bereiken van een minimumproductieniveau, of van niet betaalde royalties. Bovendien moeten de schadevergoedingen in geval van inbreuk worden vastgelegd.
Is bovendien bemiddeling of arbitrage voorzien? Of een clausule aangaande een wijziging van de overeenkomst?
Beëindiging van de overeenkomst
De vooropzegperiode in geval van een beëindiging van de overeenkomst evenals de toepassingsvoorwaarden tijdens liquidatieperiode dienen te worden vermeld. Al wat van belang is voor het partnerschap, moet in het contract staan. De plichten en verantwoordelijkheden van elke partij dienen in duidelijke en ondubbelzinnige bewoordingen te worden toegelicht.
