Westerlingen beschouwen Japan als een totaal andere wereld: de taal is er anders, de cultuur en ook de manier van zakendoen. Verwerf vooral een goed inzicht in de Japanse aanpak van business, vooraleer u contacten legt met een bedrijf in dit land. Dit was trouwens het onderwerp van een seminar dat Beci onlangs organiseerde in samenwerking met het EU-Japan Centre for Industrial Cooperation.
Inzicht in hiërarchie
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is de hiërarchie in het Japanse bedrijfsleven zeer egalitair en democratisch. De macht is in feite meer gecentraliseerd in Europese bedrijven. Japanse ondernemingen nemen beslissingen op een bewuste manier. Alle niveaus van het bedrijf zijn erbij betrokken. Senior managers zorgen ervoor dat iedereen aan het proces heeft kunnen deelnemen en dat de uiteindelijke beslissing effectief wordt uitgevoerd.
Japanners houden niet van korte-termijnprojecten. Ze hebben een hekel aan verrassingen en onzekerheid. En ze schuwen bedrijven die vaak van partner veranderen. Zij hechten waarde aan vertrouwen – en dat vergt tijd. Verkies dus een engagement op lange termijn.
Japan blijft een door mannen gedomineerd land. Vrouwen moeten er nog steeds vechten om door te breken. Als u een vrouwelijke ondernemer bent en Japanners voor de eerste keer ontmoet, laat u zich best introduceren door een mannelijke collega in uw team. Ergerlijk, maar het zal u respect opleveren.
8 tips om in Japan zaken te doen
- Breng cadeautjes mee! Verwacht u bij de eerste ontmoeting aan een geschenk van uw Japanse tegenhangers. Kom dus niet met lege handen. Wat voor een cadeau? Voor Belgen is het gemakkelijk: neem een doos chocolade of pralines mee. Japanners waarderen vooral geschenken die ze kunnen delen. Zorg ook voor een seizoensgebonden geschenk bij elke seizoenwissel, een erg belangrijke gebeurtenis in Japan.
- Voorzie voldoende visitekaartjes, liefst met uw foto erop. Zo wordt u niet vergeten. Extra handig: print uw naam ook fonetisch: deze attentie zal zeker worden gewaardeerd. Behandel vooral met de grootste zorg de visitekaartjes die u zelf ontvangt: voor Japanners weerspiegelt dit uw gedrag in het bedrijfsleven en in het leven. Voorzie een doosje om de kaartjes zorgvuldig op te bergen.
- Vermijd exclusiviteitscontracten. Het komt zelden voor dat een partner in het ganse land goed vertegenwoordigd is. De zakelijke mentaliteit verschilt bijvoorbeeld al tussen Osaka en Tokio. Stel een evenwichtig contract op met uw partner en pas het zo nodig aan, in overleg met hem. Verander niet van partner: dit is ongepast, in Japan.
- Confronteer tijdens vergaderingen uw teamleden niet met het Japanse team: dat zou voor ongemak zorgen. Japanners hebben een hekel aan conflicten en trachten hun problemen uitsluitend met de betrokken collega’s achter gesloten deuren op te lossen, zodat niemand aan “gezichtsverlies” lijdt.
- Belang van de communicatie: bespaar uw Japanse partners elke situatie waarin zij aan gezichtsverlies kunnen leiden ten opzichte van uzelf of binnen hun eigen onderneming.
- Leg referenties voor of laat u introduceren. Deze aanpak geeft u een zekere geloofwaardigheid en zorgt voor een vlotter contact tijdens een eerste ontmoeting.
- Onderzoek de eigenheden van de Japanse markt voordat u een product lanceert. Japanners houden van kleine, verzorgde, delicate en milieuvriendelijke verpakkingen. Geïndividualiseerd is nog beter. Pas dus de verpakking aan. Japanners kopen meestal kleine hoeveelheden.
- Een troef: werf een Japanse medewerker aan in uw onderneming. U kunt tijdens uw gesprekken met de partners ook een beroep doen op een Japanse tussenpersoon die niet alleen vertaalt, maar ook uw gesprekspartners overtuigt.
De nieuwe handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en Japan, die in 2019 in werking treedt, zal de handelsbetrekkingen vergemakkelijken. De overeenkomst gaat bijvoorbeeld gepaard met een tariefverlaging voor de in- en uitvoer van een breed scala aan goederen.
Het EU-Japan Centre for Industrial Cooperation Centrum fungeert als het contactpunt voor Japan van het Enterprise Europe Network. Het beschikt over instrumenten en informatie, waaronder factsheets over de economische partnerschapsovereenkomst, en organiseert webinars en matchmaking events om Europese bedrijven te helpen bij hun benadering van de Japanse markt.
